Framework ATLAS —Le calendrier comme second cerveau

Cette question m'a obsédée pendant 3 ans.

Comment retrouver la bonne information au bon moment, sans gaspiller mon temps à l'organiser ?

J'étais coincé dans le dilemme maniaque-bordélique : soit je passais mon temps à organiser mes infos, soit je me noyais dans leur chaos. Plus mes informations se dispersaient, plus mon cerveau tournait dans le vide.

Comment retrouver ma clarté et sérénité au milieu de cette cacophonie d'informations ? Après m'être perdu dans les méandres de l'univers du PKM (Personal Knowledge Management)… La solution qui a émergée est à l'opposé de ce à quoi je m'attendais :

Ce n'est pas de centraliser mes informations avec un second cerveau, mais avec un calendrier. En vérité, le calendrier, c'est le second cerveau des high-performeurs.

Le nouveau paradigme d'organisation

Le framework est construit sur un principe simple : organise tes informations autour de tes situations du quotidien.

La plupart des systèmes de gestion des connaissances sont conçus pour les métiers théoriques. Ils favorisent la réflexion, car leur architecture est conçue pour archiver les idées d'après leur nature (à quelle catégorie cette information appartient ?).Mais, ce qui intéresse un entrepreneur, c'est l'utilisation des informations, et non leur stockage.

Le framework ATLAS crée un lien entre tes informations et les événements de ton calendrier. Quand chaque information est reliée à une situation précise, alors ton système la régurgite à l'instant T.

Cette architecture rend ton organisation…

• Actionnable : elle est conçue pour les personnes dans l'action.
• Légère : elle résiste au chaos du quotidien, car elle demande peu d'entretien.
• Décentralisée : tu peux utiliser la meilleure app pour chaque type de données, sans être dispersé.
• Flexible : toutes les pièces sont interchangeables comme des Legos.

Les 3 couches du framework ATLAS

Pour connecter tes informations, le framework possède 3 couches : calendrier → procédures → données. Chaque événement du calendrier est connecté à une procédure. Et, chaque procédure est connectée à toutes les autres procédures et informations dont elle a besoin pour être exécuté.

Le calendrier est le cœur du système. Il agit comme déclencheur pour tout ce que tu fais dans ton quotidien. Pour comprendre l'essence du framework, imagine un chemin entre les différents éléments des différentes couches de ton système. Tout ce qui n'est pas connecté directement ou indirectement au calendrier, sera ignoré.

Par exemple, si je veux me souvenir d'actualiser l'anniversaire des prospects que j'ai eus au téléphone. J'aurai l'événement du calendrier "Call prospect : Jon Doe" connecté à la procédure "Call prospect". Cette dernière mentionnera : "Demander la date d'anniversaire au prospect", puis "Actualiser la date d'anniversaire du prospect dans le CRM sur Hubspot". Le chemin ressemble à ça : Calendrier → Call prospect → Anniversaire dans le CRM Hubspot.

Un autre exemple : j'ai le projet de créer un nouveau produit et j'ai un document de réflexion sur l'offre. Je n'ai pas de base de données prévue pour stocker ce document, alors je le balance dans mon dossier "Divers" sur Google Drive. Puis, dans ma todolist, je crée une tâche comme suit : "Définir mon offre XYZ [lien Google Drive]". Enfin, j'ai une procédure "Weekly Review" qui me rappelle de planifier les tâches de la semaine sur le calendrier. Le chemin : Calendrier → Weekly Review → Todolist → Document Offre XYZ

Et, un contre-exemple : je possède un document "Positionnement" dans mon dossier "divers". Il référence le document "Avatar". Le document "Avatar" est connecté à la procédure "Créer un contenu", mais le document "Positionnement" lui n'est connecté à aucune procédure. Voici les deux chemins :

• Calendrier → Créer un contenu → Avatar (ce chemin fonctionne)
• ??? → Positionnement (le calendrier ne parvient pas au document, il sera donc délaissé)

Le framework est volontairement simple et évident. Il te rappelle que chaque élément doit être connecté directement ou indirectement au calendrier. S'il n'y a pas de chemin, alors les informations ne sont ni utilisées, ni entretenues.

Pour connecter un élément, demande-toi : où et quand est-ce que je veux retrouver ça ? Et, pour vérifier qu'un élément est connecté, pose-toi la question : quel est le chemin vers cet élément en partant du calendrier ? Si tu n'arrives pas à remonter jusqu'à l'information, alors le chemin est cassé (telle une erreur 404 d'une page web introuvable).

Quand toutes tes données sont connectées d'une manière ou d'une autre à ton calendrier. Tu développes une confiance en ton système. Tu sais qu'au moment opportun, tu retrouveras les informations dont tu as besoin.

Un dernier mot…

Les high-performers organisent leur quotidien avec un calendrier. Mais, ils ne s'arrêtent pas là. Ils pensent en machine. J'adore abuser de cette tirade assassine avec mes clients : celui qui n'a pas de process, n'a pas de business.

J'ai résisté à l'idée d'organiser mes semaines dans un calendrier pendant une décennie. Je le voyais comme une prison qui retire la spontanéité de mes journées. Aujourd'hui, je pense l'exact inverse : le calendrier est libérateur.

La vraie prison de l'entrepreneur, c'est la fatigue décisionnelle et la paralysie du choix. Quand tu n'as aucune contrainte, tu passes ton temps à reprendre encore et encore les mêmes décisions. C'est épuisant. Le calendrier est un levier décisionnel : tu décides une fois, et tu répètes l'action à interval régulier.

Essaie ça pendant 30 jours : organise une semaine idéale dans ton calendrier. Dès qu'il y a une friction, réorganise les événements… Jusqu'à trouver une combinaison fluide.